解决方案
OA协同办公系统
发布时间: 2014年2月14日

随着Internet/IntranetWeb技术的日益普及和推广,使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。凭借MicrosoftUNIX等系统平台上的开发经验,成功地推出了基于Internet/Intranet平台的企业级网络应用系统。办公自动化应用软件---- Office Assistant 变成一个新的发展方向该软件采用Browser/Server模式,完全基于Internet/Intranet平台,针对企事业单位内部的管理流程,设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨的管理结构,充分担当起了机构中各个管理层的各项工作,不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手,同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。她使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数字化,大大提高了公司各部门的工作效率。

 

办公助手采用纯WEB技术,即:在客户端不必安装专用代码,系统功能全部在服务器端集中实现和管理,系统维护升级难度和工作量明显降低,真正做到客户端零维护,使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。

 

系统设计使各模块可独立存在;整个软件易拆分,易组装,灵活方便;良好的系统开放能力和可扩展性,同时可根据各个不同企事业特点,为其量身定制其业务模块。

一、产品特点

1、可定制:组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义

组织机构
   
对组织机构进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

表单定制
   
管理员可根据本单位业务需求,定义出各种格式的表单,提供给各个子系统应用。

流程定制
   
管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程,自定义项目丰富,可很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括:流程定义、环节定义和流向定义三个步骤:

 [流程定义]:对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库,以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。

[环节定义]:对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择:编辑式审批式 分发式;办理人员:可选择具体的岗位或人员,也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定,并提供只需其中一个办理人办理需全部办理人共同办理等辅助选项;办理权限有:允许编辑文档允许填写意见允许查看意见汇总允许跟踪后续办理过程等,并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分;提示催办中可设定:新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。

[流向定义]:对流程中各个环节的流向进行定义,可定义直流、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能,满足各种类型流程处理的需要。

自由流程:系统还提供了一种自由流程应用模式,在现实中有些工作无法用规范化的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程,无须定义流向,这样工作就可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。

字典库
   
对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。

系统初始化
   
提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。

2、可规划:可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系

按照需要设定工作流程
   
应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成,即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者,便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控,方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

层次化的文件管理模式
   
文件在系统中按:文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织,文件库可根据需要进行设置,文件夹也可根据需要多 级设置。

提供多重权限框架,各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系
   
文件库权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件库权限向下递延到文件夹。
   
文件夹权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件夹权限向下递延到下级文件夹。
   
文件的访问受文件夹权限控制,管理者还可进行文件级访问权限设定。

文件格式自定义
   
文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制,文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。

3、可管理:以组织机构为基础,对整个组织的工作和权限进行管理 

当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时,可对系统各模块内相应的权限进行同步更新,以确保数据的安全和完整。

4B/S+C/S:采用群件技术和Web技术相结合,同时提供B/SC/S两种应用模式

用户可根据自身需要选择合适的应用模式,也可两种模式混合应用。特别地,迈辉iOAB/S模式下具有良好的运行速度, 可基于互联网实现安全快速地运行,大大方便了分布式办公和移动办公。

5、事找人:为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口

迈辉iOA将协同办公集中到[待办工作][在办工作]两个窗口,在此各项工作进行分类,并按时间和轻重缓急进行排列,每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

6、可扩展:开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册

迈辉iOA采用开放式体系结构,各个模块独立实现,并具有标准接口,为今后系统的升级和扩展打下良好基础。同时,客户也可根据二次开发手册,并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发,开发出新的功能模块或与其它系统互连。

二、应用效果

实现远程办公和移动办公,随时随处办理工作事务
  
   
无论您身处国外、还是国内,无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来,方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况,及时处理工作问题。

实现知识管理,使优秀员工的思想、经验与技术获得积累,并转化成组织中的共享资源通过迈辉iOA进行知识管理,员工的工作经验和技术技能,不断积累,将成为组织中强大的共享资源,通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率,也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

通过工作流转的自动化,实现高效快捷的办公
  
   
通过迈辉iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化,将大大提高办公效率,保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

有效监管工作人员的工作情况,实现实时工作任务的监督与催办
   
   
及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

明确工作岗位与工作职责,增强人员的责任感,减少推托、扯皮等现象
   
   
明确赋予各岗位的权限与职责,任何人都不可越权处理工作,使得各自责任明确,落实到人,查有所依;杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题,实现高效协作办公。

方便领导同各级工作人员的有效沟通
  
   
多种途径、多种方式,使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,排除了信息沟通不畅给企业发展带 来的羁绊。